Mission

Gérer quotidiennement les documents administratifs (contrat stagiaire, encodage des prestations des stagiaires), l’agenda et le suivi de la planification de formations.

Sous la responsabilité de la directrice, en collaboration avec un travailleur social et des formateurs, le travailleur/ la travailleuse exerce les missions suivantes (les tâches explicitées ne sont pas exhaustives).

Les finalités 

En tant que délégué(e) à la gestion journalière de la mise en œuvre des obligations administratives décrétales, le/la secrétaire planifie et assure le suivi des différents documents administratifs à remettre à la Région Wallonne et au Forem concernant le suivi des apprenants.  Il/elle :

• établit les différents documents administratifs (entrée, attestations, stage…) ;
• gère les présences/justificatifs absences, les bases de données (dans un tableau Excell complexe), le rapport d’activité annexe RW stagiaire ;
• assure le classement et l’archivage de tous les documents administratifs et pédagogiques des filières de formation dont il/elle a la charge.

En tant que délégué(e) à l’accueil des apprenants, le/la secrétaire assure le premier contact avec le Hublot afin d’informer sur les filières de formation, les modalités d’inscription et les délais d’attentes pour entrer en formation. Il/ elle :

• planifie la rentrée en formation, l’organisation des séances d’information et d’inscription
• accueil et oriente les apprenants ;
• accompagne les apprenants dans la réalisation des démarches administratives liés à leur inscription et aux démarches administratives à réaliser pendant toute la durée de la formation.

En tant qu’assistant(e) à la direction, le/la secrétaire apporte un soutien administratif pour la planification et la gestion des modules de formation en organisant des tâches et des activités administratives, y compris la réception et le traitement de l’information. Il/elle ;

• gère les appels téléphoniques et les mails de l’extérieur du Hublot (en cas d’absence de la secrétaire principale) ;
• encode les données dans les agendas outlook ; assure la réservation des salles de formation ;
• détermine l’agenda des modules de formation complémentaires dispensés par les partenaires en accord avec ceux-ci et avec l’agenda de l’équipe ;
• assure la gestion administrative et opérationnelle de la mise en place de ces modules de formation complémentaires et des épreuves d’examen externe (inscription des apprenants, mise à jour des contrats des apprenants, encodage des résultats dans les tableaux de monitoring) ;
• assure la communication des agendas des actions précitées envers l’équipe et les apprenants (assure le suivi des modifications) ;
• dactylographie et mise en page de divers documents.

En tant que membre de l’équipe du Hublot, la secrétaire s’intègre à l’organisation et à l’équipe (activité transversale au métier), il/elle :

• s’approprie les enjeux, finalité et valeurs de l’organisation et du secteur de l’insertion socioprofessionnelle ;
• se situe dans le paysage de l’organisation ;
• participe à la vie et aux projets de l’organisation ;
• s’inscrit dans les actions partenariales de l’organisation ;
• travaille en équipe pluridisciplinaire.

Les compétences 

• être capable d’organisation, de rigueur ;
• s’adapter à des tâches diverses ;
• déceler les urgences et les priorités ;
• accepter les imprévus et rechercher les solutions ;
• être ouvert aux problèmes du public, aptitudes propres au secteur ;
• disposer de compétences rédactionnelles et informatiques (excellente maitrise de l’encodage de données dans Excell) 
• gérer des agendas partagés sur Outlook
• maitriser le classement de documents via Teams/ one drive /sharepoint ;
• connaître les attentes décrétales (décret CISP et Digistart) concernant le suivi des stagiaires au niveau administratif
• être capable d’adaptation et d’intégration dans une équipe ;
• être polyvalent ;
• avoir le sens des responsabilités ;
• être capable de se former (législation, logiciels) ;
• anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier ;
• coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées.

Etudes et formations requises 

• être en possession au minimum du certificat de l'enseignement secondaire supérieur;
• formation dans le secrétariat

Conditions de travail 

• Contrat à temps plein (horaire de bureau)
• Engagement dès le 1er octobre. CDD de 6 mois préalable à un CDI
• Rémunération selon les barèmes de la CP 329.02

Procédures :

• Envoyer votre CV et votre lettre de motivation à destination de Mr Michel Villan par mail uniquement à l’adresse coordination@lehublot.be  pour le 26 août au plus tard.
• Epreuve écrite le 5 septembre et entretien oral à fixer.
• Information : coordination@lehublot.be Emilie Jusniaux, Directrice du Hublot ou au  0485/44.68.57